Guide d’utilisation

Élèves

Espace élève

Voir mes créneaux

1. L’Accueil montre ton prochain vol, ton coach et le lieu.
2. « Mes créneaux » : tous tes créneaux, avec le coach et la discipline.
3. « Ajouter à mon agenda » les copie dans le calendrier de ton téléphone.

Demander des créneaux

1. Onglet « Camps » : ouvre un camp affiché.
2. Choisis les créneaux libres qui t’intéressent et envoie ta demande.
3. L’administrateur l’accepte ou la refuse ; tes créneaux acceptés apparaissent dans « Mes créneaux ».

Remplir ma fiche

1. « Ma fiche » : ton niveau, tes mensurations et un contact d’urgence.
2. Lis et accepte la décharge et les consentements.
3. Pour un mineur, indique ses deux tuteurs légaux. ⚠ reste affiché tant que la fiche est incomplète.

Ma progression

1. « Ma progression » : ton temps de vol par discipline, camp après camp.

Coachs

Espace coach

Mon planning et mes camps

1. « Mon planning » : tes créneaux jour par jour, avec l’élève et la discipline.
2. « Mes camps » : les camps où tu interviens.
3. Les fiches utiles de tes élèves (niveau, contact d’urgence, tuteurs des mineurs) sont accessibles depuis ton planning.

Mes heures

1. « Mes heures » : le temps que tu as coaché, camp par camp.

Mon profil et ma RC Pro

1. « Mon profil » : tes coordonnées et tes disciplines.
2. Ajoute ton attestation RC Pro et sa date de fin ; ⚠ s’affiche quand elle approche de l’expiration.

Administrateurs

Bien démarrer

Bien démarrer en 4 étapes

1. Paramètres › Ma structure : nom, logo, coordonnées et pays.
2. Paramètres › Tunnels : ajoute les souffleries où tu organises tes camps.
3. Coachs › Nouveau coach : ajoute les coachs qui travaillent avec toi.
4. Camps › Nouveau camp : crée ton premier camp, puis remplis son planning.
5. L’assistant de l’Accueil suit ces étapes et montre une vidéo pour chacune.

S’entraîner avec un exemple

1. Sur l’Accueil, clique sur « Charger un exemple » : un camp avec 6 élèves fictifs est créé.
2. Essaie librement le planning, la facturation et les messages : rien n’est envoyé aux élèves fictifs.
3. « Effacer l’exemple » supprime tout ce qui a été créé, en un clic.

Camps et planning

Créer un camp

1. Camps › « Nouveau camp ».
2. Choisis le tunnel, les dates, les heures d’ouverture, la capacité et les coachs.
3. Désigne un coach responsable si tu le souhaites : il pourra gérer ce camp.
4. Enregistre, puis ouvre le planning du camp pour placer les élèves.

Remplir le planning d’un camp

1. Ouvre le camp, onglet Planning. Chaque ligne dure 30 minutes, coupée en deux cases.
2. Dans « Élèves », ajoute les élèves du camp, puis clique sur un nom et sur les cases à remplir. Tu peux aussi faire glisser le nom.
3. Choisis le coach et la discipline dans les panneaux « Coach(s) » et « Disciplines » avant de placer.
4. Tout est enregistré tout seul. Ctrl+Z annule, Ctrl+Y rétablit.

Durée des créneaux, copie et liste d’attente

1. « Créneaux › Durée » change le découpage des 30 minutes : 15 / 15, 20 / 10, 25 / 5…
2. « Copier des créneaux » recopie une journée sur une autre.
3. « Liste d’attente » garde les élèves sans créneau : une place libérée leur est proposée.

Annuler un créneau et donner du crédit

1. Dans le planning, ouvre « Annulations ».
2. Choisis « Temps reporté (crédit) » ou « Temps annulé », puis clique sur le créneau de l’élève.
3. Temps reporté : les minutes s’ajoutent au crédit de l’élève, déduit sur une prochaine facture.
4. « Rétablir » ou Ctrl+Z remet l’élève et reprend le crédit.

Envoyer les confirmations et les rappels

1. Ouvre le camp, onglet « Confirmations et rappels ».
2. Chaque élève reçoit un message avec tous ses créneaux, puis un rappel la veille de son premier vol.
3. Envoie par WhatsApp ou par e-mail ; pour un mineur, ses tuteurs sont aussi prévenus.

Demandes de créneaux des élèves

1. Les élèves demandent des créneaux libres depuis la page d’un camp.
2. Les demandes arrivent dans « Aujourd’hui › Demandes de créneaux ».
3. « Accepter » place l’élève dans le planning ; « Refuser » écarte la demande.

Planning de la saison

1. Sur l’Accueil, « Planning de la saison » montre tous les camps sur l’année.
2. Clique sur un camp pour l’ouvrir.

Élèves

Ajouter des élèves

1. Élèves › « + Nouvel élève » : nom, téléphone, e-mail, disciplines.
2. « Importer (Excel / CSV) » ajoute toute une liste d’un coup.
3. Ajoute ensuite chaque élève à un camp depuis le planning (panneau « Élèves »).

Fiches de sécurité et mineurs

1. La fiche de l’élève contient son niveau, ses mensurations, un contact d’urgence, la décharge et les consentements.
2. Pour un mineur, renseigne ses deux tuteurs légaux : ils reçoivent aussi les messages.
3. Les élèves peuvent remplir leur fiche eux-mêmes en ligne (« Ma fiche »).
4. ⚠ à côté d’un nom : sa fiche est incomplète.

Inviter élèves et coachs

1. Paramètres › Accès › « Inviter quelqu’un » : e-mail, rôle (élève, coach…) et fiche liée, puis « Inviter ».
2. Elle reçoit un e-mail avec un lien ; elle se connecte avec ce lien ou avec son compte Google.
3. « Compte à inviter » : la fiche est reliée à un compte qui n’est pas encore membre de ton espace.

Coachs

Ajouter un coach

1. Coachs › « Nouveau coach » : nom, pays, disciplines, coordonnées.
2. Note son attestation RC Pro et sa date de fin : un rappel s’affiche avant l’expiration.
3. Ta formule inclut un nombre de coachs ; « Ajouter un coach en plus » dans Paramètres › Abonnement.

Élèves

Écrire aux élèves

1. Le bouton « Messages » en haut de l’écran ouvre ta messagerie.
2. Écris aux élèves d’un camp ou à un élève ; les messages partent par WhatsApp ou par e-mail.
3. La langue des messages se choisit dans le menu Affichage.

Facturation

Produits et prestations

1. Gestion › Produits et prestations : temps de vol, coaching, location, hébergement…
2. Pour chacun : prix HT, TVA et unité (minute, heure, séance, jour).
3. Ces produits servent aux devis, aux factures et à la facturation des camps.

Facturer un camp

1. Ouvre le camp, onglet « Facturation » : le temps placé au planning est compté pour chaque élève.
2. Coche les élèves, puis « Préparer les factures » : un brouillon par élève.
3. Vérifie les brouillons dans Gestion › Ventes, puis valide-les.

Factures, avoirs et paiements

1. Un brouillon se modifie librement ; « Valider » lui donne son numéro définitif et le verrouille.
2. Une facture validée ne se supprime pas : fais un avoir pour l’annuler ou la corriger.
3. Note les paiements reçus : le reste dû se met à jour, et la facture passe « En retard » après sa date limite.
4. Un lien de paiement permet au client de régler en ligne.

Devis

1. Gestion › Devis : prépare le devis en brouillon, puis « Valider et numéroter ».
2. Télécharge le PDF et envoie-le ; marque-le « Accepté » ou « Refusé » selon la réponse.
3. Devis accepté : « Créer la facture » reprend les mêmes lignes.

Achats et justificatifs

1. Gestion › Achats : ajoute les factures de tes fournisseurs (soufflerie, matériel, déplacements…).
2. Joins la photo ou le PDF du justificatif, et coche « Payée » une fois réglée.
3. Les achats alimentent le pré-bilan et la TVA déductible.

Tableau de bord, pré-bilan et comptable

1. Gestion › Tableau de bord : chiffre d’affaires, achats, résultat, trésorerie, remplissage des camps.
2. Gestion › Pré-bilan : résultat estimé et TVA par trimestre.
3. Gestion › Ventes › « Export pour l’expert-comptable » : le fichier à transmettre à ton comptable.

Compte et données

Abonnement et formules

1. Paramètres › Abonnement : choisis Solo, Équipe ou Soufflerie, et ajoute des coachs en plus si besoin.
2. Un code fondateur se saisit au moment de choisir la formule.
3. « Gérer mon abonnement » : carte bancaire, factures, changement de formule ou résiliation.

Sauvegarde, corbeille et RGPD

1. Paramètres › Sauvegarde : télécharge une copie complète de tes données.
2. Paramètres › Corbeille : un élément supprimé peut y être restauré.
3. Paramètres › RGPD : registre des traitements, notice d’information et documents à faire signer.

Pages légales (CGV, confidentialité)

1. Paramètres › Pages légales : tes CGV et ta politique de confidentialité sont préparées à partir de « Ma structure ».
2. Les champs surlignés en jaune sont à compléter ; le surlignage disparaît une fois rempli.