Benutzerhandbuch

Schüler

Schülerbereich

Meine Slots ansehen

1. Die Startseite zeigt deinen nächsten Flug, deinen Coach und den Ort.
2. « Meine Slots »: alle deine Slots, mit Coach und Disziplin.
3. « Zu meinem Kalender hinzufügen » überträgt sie in den Kalender deines Handys.

Slots anfragen

1. Reiter « Camps »: Öffne ein angezeigtes Camp.
2. Wähle die freien Slots, die dich interessieren, und sende deine Anfrage.
3. Der Administrator nimmt sie an oder lehnt sie ab; angenommene Slots erscheinen unter « Meine Slots ».

Mein Formular ausfüllen

1. « Mein Formular »: dein Niveau, deine Maße und ein Notfallkontakt.
2. Lies und akzeptiere den Haftungsausschluss und die Einwilligungen.
3. Gib bei Minderjährigen beide Erziehungsberechtigten an. ⚠ bleibt sichtbar, solange das Formular unvollständig ist.

Mein Fortschritt

1. « Mein Fortschritt »: deine Flugzeit pro Disziplin, Camp für Camp.

Coaches

Coach-Bereich

Mein Plan und meine Camps

1. « Mein Plan »: deine Slots Tag für Tag, mit Schüler und Disziplin.
2. « Meine Camps »: die Camps, in denen du mitwirkst.
3. Die wichtigen Angaben deiner Schüler (Niveau, Notfallkontakt, Erziehungsberechtigte) erreichst du über deinen Plan.

Meine Stunden

1. « Meine Stunden »: deine Coaching-Zeit, Camp für Camp.

Mein Profil und meine Berufshaftpflicht

1. « Mein Profil »: deine Kontaktdaten und Disziplinen.
2. Füge deinen Haftpflichtnachweis und sein Enddatum hinzu; ⚠ erscheint, wenn er bald abläuft.

Administratoren

Erste Schritte

In 4 Schritten starten

1. Einstellungen › Meine Organisation: Name, Logo, Kontaktdaten und Land.
2. Einstellungen › Tunnel: Füge die Windkanäle hinzu, in denen du deine Camps veranstaltest.
3. Coaches › Neuer Coach: Füge die Coaches hinzu, die mit dir arbeiten.
4. Camps › Neues Camp: Erstelle dein erstes Camp und fülle dann seine Planung.
5. Der Assistent auf der Startseite führt durch diese Schritte und zeigt zu jedem ein Video.

Mit einem Beispiel üben

1. Klicke auf der Startseite auf « Beispiel laden »: Ein Camp mit 6 fiktiven Schülern wird erstellt.
2. Probiere Planung, Rechnungen und Nachrichten frei aus: An die fiktiven Schüler wird nichts gesendet.
3. « Beispiel löschen » entfernt alles Erstellte mit einem Klick.

Camps und Planung

Ein Camp erstellen

1. Camps › « Neues Camp ».
2. Wähle Tunnel, Daten, Öffnungszeiten, Kapazität und Coaches.
3. Bestimme bei Bedarf einen verantwortlichen Coach: Er kann dieses Camp verwalten.
4. Speichere und öffne dann die Planung des Camps, um die Schüler einzutragen.

Die Planung eines Camps füllen

1. Öffne das Camp, Reiter Planung. Jede Zeile dauert 30 Minuten, geteilt in zwei Felder.
2. Füge unter « Schüler » die Schüler des Camps hinzu, klicke dann auf einen Namen und auf die zu füllenden Felder. Du kannst den Namen auch ziehen.
3. Wähle vor dem Eintragen Coach und Disziplin in den Bereichen « Coach(es) » und « Disziplinen ».
4. Alles wird automatisch gespeichert. Strg+Z macht rückgängig, Strg+Y stellt wieder her.

Slot-Dauer, Kopieren und Warteliste

1. « Zeitfenster › Dauer » ändert die Aufteilung der 30 Minuten: 15 / 15, 20 / 10, 25 / 5…
2. « Slots kopieren » überträgt einen Tag auf einen anderen.
3. « Warteliste » führt Schüler ohne Slot: Ein frei gewordener Platz wird ihnen angeboten.

Einen Slot absagen und Guthaben geben

1. Öffne in der Planung « Absagen ».
2. Wähle « Zeit gutgeschrieben (Guthaben) » oder « Zeit verfallen » und klicke auf den Slot des Schülers.
3. Zeit gutgeschrieben: Die Minuten kommen auf das Guthaben des Schülers und werden mit einer späteren Rechnung verrechnet.
4. « Wiederholen » oder Strg+Z setzt den Schüler wieder ein und nimmt das Guthaben zurück.

Bestätigungen und Erinnerungen senden

1. Öffne das Camp, Reiter « Bestätigungen und Erinnerungen ».
2. Jeder Schüler erhält eine Nachricht mit allen Slots und am Vortag seines ersten Flugs eine Erinnerung.
3. Sende per WhatsApp oder E-Mail; bei Minderjährigen werden auch die Erziehungsberechtigten benachrichtigt.

Slot-Anfragen der Schüler

1. Schüler fragen freie Slots auf der Seite eines Camps an.
2. Anfragen landen unter « Heute › Slot-Anfragen ».
3. « Annehmen » trägt den Schüler in die Planung ein; « Ablehnen » verwirft die Anfrage.

Saisonplanung

1. Auf der Startseite zeigt « Saisonplanung » alle Camps des Jahres.
2. Klicke auf ein Camp, um es zu öffnen.

Schüler

Schüler hinzufügen

1. Schüler › « + Neuer Schüler »: Name, Telefon, E-Mail, Disziplinen.
2. « Importieren (Excel / CSV) » fügt eine ganze Liste auf einmal hinzu.
3. Füge danach jeden Schüler über die Planung einem Camp hinzu (Bereich « Schüler »).

Sicherheitsblätter und Minderjährige

1. Das Blatt des Schülers enthält Niveau, Maße, einen Notfallkontakt, den Haftungsausschluss und die Einwilligungen.
2. Trage bei Minderjährigen beide Erziehungsberechtigten ein: Sie erhalten die Nachrichten ebenfalls.
3. Schüler können ihr Blatt selbst online ausfüllen (« Mein Formular »).
4. ⚠ neben einem Namen: Das Blatt ist unvollständig.

Schüler und Coaches einladen

1. Einstellungen › Zugang › « Jemanden einladen »: E-Mail, Rolle (Schüler, Coach…) und verknüpftes Blatt, dann « Einladen ».
2. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link und meldet sich damit oder mit ihrem Google-Konto an.
3. « Konto einladen »: Das Blatt ist mit einem Konto verknüpft, das noch kein Mitglied deines Bereichs ist.

Coaches

Einen Coach hinzufügen

1. Coaches › « Neuer Coach »: Name, Land, Disziplinen, Kontaktdaten.
2. Trage den Nachweis der Berufshaftpflicht und sein Enddatum ein: Vor dem Ablauf erscheint eine Erinnerung.
3. Dein Tarif enthält eine Anzahl Coaches; « Zusätzlichen Coach hinzufügen » unter Einstellungen › Abonnement.

Schüler

Schülern schreiben

1. Die Schaltfläche « Nachrichten » oben auf dem Bildschirm öffnet deine Nachrichten.
2. Schreibe den Schülern eines Camps oder einem Schüler; die Nachrichten gehen per WhatsApp oder E-Mail raus.
3. Die Sprache der Nachrichten wählst du im Menü Anzeige.

Rechnungsstellung

Produkte und Leistungen

1. Verwaltung › Produkte und Leistungen: Flugzeit, Coaching, Verleih, Unterkunft…
2. Für jedes: Preis ohne MwSt., MwSt. und Einheit (Minute, Stunde, Einheit, Tag).
3. Diese Produkte dienen für Angebote, Rechnungen und die Abrechnung der Camps.

Ein Camp abrechnen

1. Öffne das Camp, Reiter « Rechnungsstellung »: Die in der Planung eingetragene Zeit wird für jeden Schüler gezählt.
2. Hake die Schüler an und dann « Rechnungen vorbereiten »: ein Entwurf pro Schüler.
3. Prüfe die Entwürfe unter Verwaltung › Verkäufe und stelle sie dann aus.

Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen

1. Ein Entwurf ist frei änderbar; beim Ausstellen erhält er seine endgültige Nummer und wird gesperrt.
2. Eine bestätigte Rechnung kann nicht gelöscht werden: Erstelle eine Gutschrift, um sie zu stornieren oder zu korrigieren.
3. Erfasse eingegangene Zahlungen: Der offene Betrag aktualisiert sich, und nach dem Fälligkeitsdatum wird die Rechnung « Überfällig ».
4. Mit einem Zahlungslink kann der Kunde online bezahlen.

Angebot

1. Verwaltung › Angebot: Bereite das Angebot als Entwurf vor, dann « Ausstellen und nummerieren ».
2. Lade das PDF herunter und sende es; markiere es je nach Antwort als « Angenommen » oder « Abgelehnt ».
3. Angenommenes Angebot: « Rechnung erstellen » übernimmt dieselben Positionen.

Einkäufe und Belege

1. Verwaltung › Einkäufe: Füge die Rechnungen deiner Lieferanten hinzu (Windkanal, Ausrüstung, Reisen…).
2. Hänge Foto oder PDF des Belegs an und hake « Bezahlt » an, sobald beglichen.
3. Einkäufe fließen in die Vorab-Bilanz und die abziehbare Vorsteuer ein.

Dashboard, Vorab-Bilanz und Steuerberater

1. Verwaltung › Dashboard: Umsatz, Einkäufe, Ergebnis, Liquidität, Auslastung der Camps.
2. Verwaltung › Vorab-Bilanz: geschätztes Ergebnis und MwSt. pro Quartal.
3. Verwaltung › Verkäufe › « Export für den Steuerberater »: die Datei für deinen Steuerberater.

Konto und Daten

Abonnement und Tarife

1. Einstellungen › Abonnement: Wähle Solo, Team oder Windkanal und füge bei Bedarf Coaches hinzu.
2. Ein Gründercode wird bei der Wahl des Tarifs eingegeben.
3. « Mein Abonnement verwalten »: Bankkarte, Rechnungen, Tarifwechsel oder Kündigung.

Sicherung, Papierkorb und DSGVO

1. Einstellungen › Sicherung: Lade eine vollständige Kopie deiner Daten herunter.
2. Einstellungen › Papierkorb: Gelöschtes lässt sich dort wiederherstellen.
3. Einstellungen › DSGVO: Verarbeitungsverzeichnis, Informationsblatt und zu unterschreibende Dokumente.

Rechtliche Seiten (AGB, Datenschutz)

1. Einstellungen › Rechtliche Seiten: Deine AGB und Datenschutzerklärung werden aus « Meine Organisation » erstellt.
2. Gelb markierte Felder sind auszufüllen; die Markierung verschwindet danach.