Guida all’uso

Allievi

Area allievo

Vedere i miei slot

1. La Home mostra il tuo prossimo volo, il coach e il luogo.
2. « I miei slot »: tutti i tuoi slot, con coach e disciplina.
3. « Aggiungi al mio calendario » li copia nel calendario del telefono.

Richiedi fasce

1. Scheda « Camp »: apri un camp pubblicato.
2. Scegli gli slot liberi che ti interessano e invia la richiesta.
3. L’amministratore la accetta o la rifiuta; gli slot accettati compaiono in « I miei slot ».

Compilare il mio modulo

1. « Il mio modulo »: livello, misure e un contatto di emergenza.
2. Leggi e accetta la liberatoria e i consensi.
3. Per un minore, indica i due tutori legali. ⚠ resta visibile finché il modulo è incompleto.

I miei progressi

1. « I miei progressi »: il tuo tempo di volo per disciplina, camp dopo camp.

Coach

Area coach

Il mio planning e i miei camp

1. « Il mio planning »: i tuoi slot giorno per giorno, con allievo e disciplina.
2. « I miei camp »: i camp in cui intervieni.
3. Le informazioni utili dei tuoi allievi (livello, contatto di emergenza, tutori dei minori) sono accessibili dal tuo planning.

Le mie ore

1. « Le mie ore »: il tempo che hai allenato, camp per camp.

Il mio profilo e la mia RC professionale

1. « Il mio profilo »: i tuoi recapiti e le tue discipline.
2. Aggiungi l’attestato RC e la data di scadenza; ⚠ compare quando sta per scadere.

Amministratori

Primi passi

Iniziare in 4 passi

1. Impostazioni › La mia struttura: nome, logo, recapiti e paese.
2. Impostazioni › Gallerie del vento: aggiungi le gallerie dove organizzi i tuoi camp.
3. Coach › Nuovo coach: aggiungi i coach che lavorano con te.
4. Camp › Nuovo camp: crea il tuo primo camp, poi compila il suo planning.
5. L’assistente della Home segue questi passi e mostra un video per ciascuno.

Esercitarsi con un esempio

1. Nella Home, clicca su « Carica un esempio »: viene creato un camp con 6 allievi fittizi.
2. Prova liberamente planning, fatturazione e messaggi: agli allievi fittizi non viene inviato nulla.
3. « Cancella l’esempio » elimina con un clic tutto ciò che è stato creato.

Camp e planning

Creare un camp

1. Camp › « Nuovo camp ».
2. Scegli galleria, date, orari di apertura, capienza e coach.
3. Se vuoi, indica un coach responsabile: potrà gestire questo camp.
4. Salva, poi apri il planning del camp per inserire gli allievi.

Compilare il planning di un camp

1. Apri il camp, scheda Planning. Ogni riga dura 30 minuti, divisa in due caselle.
2. In « Allievi » aggiungi gli allievi del camp, poi clicca su un nome e sulle caselle da riempire. Puoi anche trascinare il nome.
3. Prima di inserire, scegli coach e disciplina nei pannelli « Coach » e « Discipline ».
4. Tutto viene salvato da solo. Ctrl+Z annulla, Ctrl+Y ripristina.

Durata degli slot, copia e lista d’attesa

1. « Slot › Durata » cambia la suddivisione dei 30 minuti: 15 / 15, 20 / 10, 25 / 5…
2. « Copia slot » copia una giornata su un’altra.
3. « Lista d’attesa » tiene gli allievi senza slot: un posto liberato viene proposto a loro.

Annullare uno slot e dare credito

1. Nel planning, apri « Annullamenti ».
2. Scegli « Tempo riportato (credito) » o « Tempo annullato », poi clicca sullo slot dell’allievo.
3. Tempo riportato: i minuti si aggiungono al credito dell’allievo e vengono detratti in una prossima fattura.
4. « Ripristina » o Ctrl+Z rimette l’allievo e riprende il credito.

Inviare conferme e promemoria

1. Apri il camp, scheda « Conferme e promemoria ».
2. Ogni allievo riceve un messaggio con tutti i suoi slot, poi un promemoria il giorno prima del primo volo.
3. Invia via WhatsApp o e-mail; per un minore vengono avvisati anche i tutori.

Richieste di slot degli allievi

1. Gli allievi richiedono slot liberi dalla pagina di un camp.
2. Le richieste arrivano in « Oggi › Richieste di fasce ».
3. « Accetta » inserisce l’allievo nel planning; « Rifiuta » scarta la richiesta.

Planning della stagione

1. Nella Home, « Planning della stagione » mostra tutti i camp dell’anno.
2. Clicca su un camp per aprirlo.

Allievi

Aggiungere allievi

1. Allievi › « + Nuovo allievo »: nome, telefono, e-mail, discipline.
2. « Importa (Excel / CSV) » aggiunge un intero elenco in una volta.
3. Poi aggiungi ogni allievo a un camp dal planning (pannello « Allievi »).

Schede di sicurezza e minori

1. La scheda dell’allievo contiene livello, misure, un contatto di emergenza, la liberatoria e i consensi.
2. Per un minore, indica i due tutori legali: ricevono anche loro i messaggi.
3. Gli allievi possono compilare la scheda da soli online (« Il mio modulo »).
4. ⚠ accanto a un nome: la scheda è incompleta.

Invitare allievi e coach

1. Impostazioni › Accesso › « Invita qualcuno »: e-mail, ruolo (allievo, coach…) e scheda collegata, poi « Invita ».
2. La persona riceve un’e-mail con un link e accede con quel link o con il suo account Google.
3. « Account da invitare »: la scheda è collegata a un account che non è ancora membro del tuo spazio.

Coach

Aggiungere un coach

1. Coach › « Nuovo coach »: nome, paese, discipline, recapiti.
2. Registra l’attestato di RC professionale e la data di scadenza: compare un promemoria prima che scada.
3. Il tuo piano include un certo numero di coach; « Aggiungi un coach in più » in Impostazioni › Abbonamento.

Allievi

Scrivere agli allievi

1. Il pulsante « Messaggi » in alto apre i tuoi messaggi.
2. Scrivi agli allievi di un camp o a un allievo; i messaggi partono via WhatsApp o e-mail.
3. La lingua dei messaggi si sceglie nel menu Visualizzazione.

Fatturazione

Prodotti e servizi

1. Gestione › Prodotti e servizi: tempo di volo, coaching, noleggio, alloggio…
2. Per ciascuno: prezzo IVA esclusa, IVA e unità (minuto, ora, sessione, giorno).
3. Questi prodotti servono per preventivi, fatture e fatturazione dei camp.

Fatturare un camp

1. Apri il camp, scheda « Fatturazione »: il tempo inserito nel planning viene contato per ogni allievo.
2. Seleziona gli allievi, poi « Prepara le fatture »: una bozza per allievo.
3. Controlla le bozze in Gestione › Vendite, poi emettile.

Fatture, note di credito e pagamenti

1. Una bozza si modifica liberamente; emettendola riceve il numero definitivo e viene bloccata.
2. Una fattura convalidata non si elimina: fai una nota di credito per annullarla o correggerla.
3. Registra i pagamenti ricevuti: il saldo si aggiorna e dopo la scadenza la fattura diventa « Scaduta ».
4. Un link di pagamento permette al cliente di pagare online.

Preventivo

1. Gestione › Preventivo: prepara il preventivo in bozza, poi « Convalida e numera ».
2. Scarica il PDF e invialo; segnalo « Accettato » o « Rifiutato » in base alla risposta.
3. Preventivo accettato: « Crea la fattura » riprende le stesse righe.

Acquisti e giustificativi

1. Gestione › Acquisti: aggiungi le fatture dei fornitori (galleria, attrezzatura, trasferte…).
2. Allega la foto o il PDF del giustificativo e spunta « Pagato » una volta saldato.
3. Gli acquisti alimentano il pre-bilancio e l’IVA detraibile.

Dashboard, pre-bilancio e commercialista

1. Gestione › Dashboard: fatturato, acquisti, risultato, liquidità, riempimento dei camp.
2. Gestione › Pre-bilancio: risultato stimato e IVA per trimestre.
3. Gestione › Vendite › « Esportazione per il commercialista »: il file da dare al tuo commercialista.

Account e dati

Abbonamento e piani

1. Impostazioni › Abbonamento: scegli Solo, Team o Galleria del vento e aggiungi coach se serve.
2. Il codice fondatore si inserisce quando scegli il piano.
3. « Gestisci il mio abbonamento »: carta, fatture, cambio di piano o disdetta.

Backup, cestino e GDPR

1. Impostazioni › Backup: scarica una copia completa dei tuoi dati.
2. Impostazioni › Cestino: un elemento eliminato può essere ripristinato da lì.
3. Impostazioni › GDPR: registro dei trattamenti, informativa e documenti da far firmare.

Pagine legali (condizioni di vendita, privacy)

1. Impostazioni › Pagine legali: condizioni di vendita e informativa privacy sono preparate da « La mia struttura ».
2. I campi evidenziati in giallo vanno completati; l’evidenziazione scompare una volta compilati.