Användarguide

Elever

Elevens sida

Se mina pass

1. Hem visar din nästa flygning, din tränare och platsen.
2. « Mina pass »: alla dina pass, med tränare och disciplin.
3. « Lägg till i min kalender » kopierar dem till telefonens kalender.

Begär pass

1. Fliken « Läger »: öppna ett visat läger.
2. Välj de lediga pass du vill ha och skicka din förfrågan.
3. Administratören godkänner eller avböjer; godkända pass visas i « Mina pass ».

Fyll i mitt formulär

1. « Mitt formulär »: din nivå, dina mått och en nödkontakt.
2. Läs och godkänn ansvarsfriskrivningen och samtyckena.
3. För en minderårig, ange de två vårdnadshavarna. ⚠ syns så länge formuläret är ofullständigt.

Mina framsteg

1. « Mina framsteg »: din flygtid per disciplin, läger efter läger.

Tränare

Tränarens sida

Mitt schema och mina läger

1. « Mitt schema »: dina pass dag för dag, med elev och disciplin.
2. « Mina läger »: lägren där du medverkar.
3. Elevernas viktiga uppgifter (nivå, nödkontakt, vårdnadshavare för minderåriga) når du från ditt schema.

Mina timmar

1. « Mina timmar »: tiden du har coachat, läger för läger.

Min profil och ansvarsförsäkring

1. « Min profil »: dina kontaktuppgifter och discipliner.
2. Lägg till ditt försäkringsintyg och slutdatum; ⚠ visas när det snart går ut.

Administratörer

Kom igång

Kom igång i 4 steg

1. Inställningar › Min organisation: namn, logotyp, kontaktuppgifter och land.
2. Inställningar › Vindtunnlar: lägg till vindtunnlarna där du ordnar dina läger.
3. Tränare › Ny tränare: lägg till tränarna som arbetar med dig.
4. Läger › Nytt läger: skapa ditt första läger och fyll sedan i schemat.
5. Assistenten på Hem följer dessa steg och visar en video för varje.

Öva med ett exempel

1. Klicka på « Ladda ett exempel » på Hem: ett läger med 6 påhittade elever skapas.
2. Prova schemat, faktureringen och meddelandena fritt: inget skickas till de påhittade eleverna.
3. « Radera exemplet » tar bort allt som skapats med ett klick.

Läger och schema

Skapa ett läger

1. Läger › « Nytt läger ».
2. Välj tunnel, datum, öppettider, kapacitet och tränare.
3. Utse en ansvarig tränare om du vill: hen kan då hantera lägret.
4. Spara och öppna sedan lägrets schema för att placera eleverna.

Fyll i ett lägers schema

1. Öppna lägret, fliken Schema. Varje rad är 30 minuter, delad i två rutor.
2. Lägg till lägrets elever under « Elever », klicka sedan på ett namn och på rutorna som ska fyllas. Du kan också dra namnet.
3. Välj tränare och disciplin i panelerna « Tränare » och « Discipliner » innan du placerar.
4. Allt sparas automatiskt. Ctrl+Z ångrar, Ctrl+Y gör om.

Passlängd, kopiering och väntelista

1. « Pass › Varaktighet » ändrar hur de 30 minuterna delas: 15 / 15, 20 / 10, 25 / 5…
2. « Kopiera pass » kopierar en dag till en annan.
3. « Väntelista » håller elever utan pass: en ledig plats erbjuds dem.

Avboka ett pass och ge kredit

1. Öppna « Avbokningar » i schemat.
2. Välj « Tid sparad (kredit) » eller « Tid annullerad » och klicka sedan på elevens pass.
3. Tid sparad: minuterna läggs till elevens kredit och dras av på en senare faktura.
4. « Gör om » eller Ctrl+Z sätter tillbaka eleven och tar tillbaka krediten.

Skicka bekräftelser och påminnelser

1. Öppna lägret, fliken « Bekräftelser och påminnelser ».
2. Varje elev får ett meddelande med alla sina pass och sedan en påminnelse dagen före första flygningen.
3. Skicka via WhatsApp eller e-post; för en minderårig meddelas även vårdnadshavarna.

Elevernas förfrågningar om pass

1. Eleverna begär lediga pass från ett lägers sida.
2. Förfrågningarna hamnar i « Idag › Förfrågningar om pass ».
3. « Godkänn » placerar eleven i schemat; « Avböj » avfärdar förfrågan.

Säsongsplanering

1. På Hem visar « Säsongsplanering » alla läger under året.
2. Klicka på ett läger för att öppna det.

Elever

Lägg till elever

1. Elever › « + Ny elev »: namn, telefon, e-post, discipliner.
2. « Importera (Excel / CSV) » lägger till en hel lista på en gång.
3. Lägg sedan till varje elev i ett läger från schemat (panelen « Elever »).

Säkerhetsblad och minderåriga

1. Elevens blad innehåller nivå, mått, en nödkontakt, ansvarsfriskrivningen och samtyckena.
2. För en minderårig, fyll i de två vårdnadshavarna: de får också meddelandena.
3. Eleverna kan fylla i sitt blad själva online (« Mitt formulär »).
4. ⚠ bredvid ett namn: bladet är ofullständigt.

Bjud in elever och tränare

1. Inställningar › Åtkomst › « Bjud in någon »: e-post, roll (elev, tränare…) och kopplat blad, sedan « Bjud in ».
2. Personen får ett e-postmeddelande med en länk och loggar in med den eller med sitt Google-konto.
3. « Konto att bjuda in »: bladet är kopplat till ett konto som ännu inte är medlem i ditt utrymme.

Tränare

Lägg till en tränare

1. Tränare › « Ny tränare »: namn, land, discipliner, kontaktuppgifter.
2. Ange intyget om ansvarsförsäkring och slutdatum: en påminnelse visas innan det går ut.
3. Din plan inkluderar ett antal tränare; « Lägg till en extra tränare » under Inställningar › Abonnemang.

Elever

Skriv till eleverna

1. Knappen « Meddelanden » högst upp öppnar dina meddelanden.
2. Skriv till ett lägers elever eller till en elev; meddelandena går via WhatsApp eller e-post.
3. Meddelandenas språk väljs i menyn Visning.

Fakturering

Produkter och tjänster

1. Hantering › Produkter och tjänster: flygtid, coachning, uthyrning, boende…
2. För varje: pris exkl. moms, moms och enhet (minut, timme, pass, dag).
3. Produkterna används i offerter, fakturor och fakturering av läger.

Fakturera ett läger

1. Öppna lägret, fliken « Fakturering »: tiden i schemat räknas för varje elev.
2. Markera eleverna och sedan « Förbered fakturorna »: ett utkast per elev.
3. Kontrollera utkasten under Hantering › Försäljning och utfärda dem sedan.

Fakturor, kreditnotor och betalningar

1. Ett utkast kan ändras fritt; när det utfärdas får det sitt slutliga nummer och låses.
2. En godkänd faktura kan inte tas bort: gör en kreditnota för att makulera eller rätta den.
3. Registrera mottagna betalningar: resterande belopp uppdateras och efter förfallodagen blir fakturan « Förfallen ».
4. En betallänk låter kunden betala online.

Offert

1. Hantering › Offert: förbered offerten som utkast och sedan « Utfärda och numrera ».
2. Ladda ner PDF:en och skicka den; markera « Godkänd » eller « Avböjd » efter svaret.
3. Godkänd offert: « Skapa fakturan » tar samma rader.

Inköp och underlag

1. Hantering › Inköp: lägg till leverantörernas fakturor (vindtunnel, utrustning, resor…).
2. Bifoga foto eller PDF av underlaget och markera « Betalt » när det är betalt.
3. Inköpen ingår i förhandsbokslutet och den avdragsgilla momsen.

Översikt, förhandsbokslut och revisor

1. Hantering › Översikt: omsättning, inköp, resultat, kassa, beläggning i lägren.
2. Hantering › Förhandsbokslut: beräknat resultat och moms per kvartal.
3. Hantering › Försäljning › « Export till revisorn »: filen att skicka till din revisor.

Konto och data

Abonnemang och planer

1. Inställningar › Abonnemang: välj Solo, Team eller Vindtunnel och lägg till tränare vid behov.
2. En grundarkod anges när du väljer plan.
3. « Hantera mitt abonnemang »: bankkort, fakturor, byte av plan eller uppsägning.

Säkerhetskopia, papperskorg och GDPR

1. Inställningar › Säkerhetskopia: ladda ner en fullständig kopia av dina data.
2. Inställningar › Papperskorg: ett borttaget objekt kan återställas därifrån.
3. Inställningar › GDPR: register över behandlingar, informationsblad och dokument att skriva under.

Juridiska sidor (försäljningsvillkor, integritet)

1. Inställningar › Juridiska sidor: dina försäljningsvillkor och integritetspolicy skapas utifrån « Min organisation ».
2. Gulmarkerade fält ska fyllas i; markeringen försvinner när de är ifyllda.